Senin, 08 Oktober 2012

tugas SIM 1


Langkah-langkah Manajer dlm mengelola Sumber Daya Fisik & Konsptual

PENDAHULUAN
Setiap pimpinan suatu lembaga selalu menggunakan informasi untuk
melaksanakan tugas-tugasnya, sehingga subyek dari manajemen informasi
bukanlah suatu hal yang baru. Informasi telah ada sejak adanya manusia sampai
saat ini dan masa mendatang. Kegunaan informasi juga relatif sama dari waktu
ke waktu yaitu sebagai alat untuk mendukung pengambilan keputusan mulai dari
keputusan individual sampai pada tingkatan keputusan seorang manajer
profesional pada kalangan lembaga bisnis modern.

Daya dukung informasi terhadap pengambilan keputusan sangat berarti,
sehingga cara-cara pengelolaan informasi mulai diperhatikan oleh manusia
sejalan dengan perkembangan peradabannya. Dengan demikian apa yang telah
dijelaskan di atas sangat tepat bahwa subyek informasi bukanlah suatu hal yang
baru, namun cara-cara mengelola informasi agar ada kemudahan dalam
memperoleh informasi yang akurat dan mutakhir inilah yang selalu mengalami
perkembangan sesuai dengan perkembangan ilmu dan teknologi. Selanjutnya
untuk menjawab permasalahan ini diperlukan teknologi yang mumpuni. Inovasi
yang sangat memungkinkan untuk mengatasi hal tersebut adalah komputer.

Lembaga atau organisasi menajdi semakin sadar bahwa informasi adalah suatu
sumber daya yang penting dan sangat strategis, dan komputer dapat mengelola
sumber daya tersebut. Perkembangan program-program komputer yang sengaja dirancang untuk
memudahkan manajemen dalam mengelola informasi sangat pesat. Output informasi dari komputer digunakan oleh para manajer, nonmanajer,serta orang-orang dan organisasi-organisasi dalam lingkunganperusahaan. Manajer berada pada semua tingkat organisasi perusahaan, dan
dalam semua area bisnis.

Manajer melaksanakan berbagai fungsi dan peran,
supaya berhasil dalam aktivitasnya manajer memerlukan keahlian dalam
komunikasi dan pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti komputer
(computer literate), tetapi yang lebih penting mereka perlu mengerti informasi
(information literate).

Manajer harus mampu melihat bahwa unit yang berada di bawah
kendalinya merupakan suatu sistem yang terdiri dari beberapa subsistem dan
berada dalam supersistem yang lebih besar. Perusahaan atau lembaga adalah
suatu sistem yang bersifat fisik, namun dikelola dengan menggunakan suatu
sistem konseptual. Sistem konseptual itu terdiri dari suatu pengolah informasi
yang mengubah data menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik.

Penjelasan di atas dapat dipertegas dengan ilustrasi sebagai berikut:
Manajer perusahaan berskala kecil dengan aset yang belum begitu besar, dan
sumber daya manusia terbatas, misalnya sebuah kios, masih mampu mengelola
usahanya dengan mengamati aktiva-aktiva berwujudnya seperti barang
dagangan, cash register, ruangan, dan bahkan arus pelanggan. Pada saat skala
operasi meningkat menjadi suatu perusahaan dengan ratusan atau ribuan
pekerja, dengan operasi yang tersebar di wilayah yang luas, manajer tidak lagi
dapat mengandalkan pengamatan, tetapi harus lebih mengandalkan informasi.
Manajer memanfaatkan banyak laporan atau informasi untuk memahami atau
mengetahui kondisi fisik perusahaan. Sehingga dapat dibayangkan betapa
mudahnya seorang direktur memahami seluruh kondisi perusahaan dalam sesaat
dengan memanfaatkan informasi, sekaligus mengandalkan informasi tersebut
untuk pengambilan keputusan.






































PEMBAHASAN ( ISI )

Keberhasilan suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagi suatu metode yang mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan sesuatu melalui orang. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan meningkatkan kemakmuran suatu negara.
Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual.
Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu
·                     Manusia
·                     Material
·                     Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
·                     Uang

Sumberdaya fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah. Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena itu tugas dari manajer
adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar dapat dimanfaatkan secara efektif.

Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :

·         Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi
·         Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin
·         Sumberdaya harus selalu diperbaharui
Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang berguna. Kemudian manajer memastkan bahwa orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh informasi, menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut sebagai manajemen informasi.
Munculnya paradigma baru yaitu berupa informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong usaha terhadap manajemen informasi. Perhatian terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :

§  Peningkatan kompleksitas kegiatan bisnis :
Pengaruh ekonomi internasional; Perusahaan-perusahan besar/kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif mata uang tiap negara.
·               Persaingan tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan lain-lain.
·               Peningkatan kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam kehidupan ini telah banyak diterapkan – bar code scanners di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM), closed circuit television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.
·               Waktu yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan lebih cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak jauh melalui telepon (telemarketing) maupun  internet (e-commerce). Selain itu dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).
·               Kendala sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan oleh masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa lainnya harus juga mempertimbangkan.

§  Kendala-kendala sosial
Kegiatan bisnis akan mempertimbangkan faktor ekonomis, keuntungan dan biayasosial, sebagai contoh perluasan pabrik, produk baru, tempat penjualan baru dantindakan-tindakan serupa harus dipertimbangkan dampaknya terhadap lingkungan.

§  Kemampuan Komputer yang semakin baik
Dalam ukuran dan kecepatan komputer semakin meningkat, termasukmenghubungkan komputer dengan jaringan global.Pada saat sekarang komputer adalah peralatan wajib yang harus dipunyai olehsetiap kantor.
·         Keahlian Manajemen
Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tapi ada dua yang mendasar yaitu keahlian komunikasi dan keahlian pemecahan masalah.
·         Sistem Lingkar Terbuka dan Tertutup
Sistem tanpa elemen mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik dan tujuan disebut Sistem Lingkaran Terbuka.
Sistem dengan tiga elemen kontrol (tujuan, mekanisme kontrol, dan lingkaran umpan balik) disebut Sistem Lingkaran Tertutup.
·         Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut Sistem Terbuka (Open System).
Sedangkan sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya disebut Sistem Tertutu (Closed System).


·         Suatu Pandangan Sistem (System View)
1.    Kompleksitas struktur organisasi
2.    Tujuan yang baik
3.    Kerja sama semua bagian dalam organisasi
4.    Keterkaitan organisasi dalam lingkungannya
5.    Penilaian yang tinggi pada informasi pada feedback


·         Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
1.    Fokus Awal pada Data (Bagaimana mendapatkan data)
2.    Fokus Baru pada Informasi (Bagaimana mengolah data)
3.    Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan (DSS)
4.    Fokus Kini pada Komunikasi (Otomatisasi Kantor)
5.    Fokus Potensial pada Konsultasi (Sistem Pakar)

§  Dimana Terdapat para Manajer
1. Tingkat - tingkat Manajemen
Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic Planning Level)
Direktur, wakil direktur
Lebih menekankan pada informasi lingkungan dan memilih informasi
dalam bentuk ringkas

Tingkat Pengendalian Manajemen (Management Control Level)
Manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi
Bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan
tercapainya tujuan.

Tingkat Pengendalian Operasional (Operational Control Level)
Kepala departemen, supervisor dan pemimpin proyek
Bertanggungjawab menyelesaikan rencana - rencana yang telah
ditetapkan.
Menganggap informasi internal paling penting dan menekankan pada
informasi dalam bentuk rinci
Saat merancancang SI penting mempertimbangkan tingkatan manajer,
karena dapat mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajiannya

2. Area Fungsional
Manajer terdapat dalam berbagai area fungsional perusahaan, dimana
sumber-sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan.


3 area fungsional yang tradisional :
Pemasaran
Manufaktur
Keuangan
Sumber daya manusia
Jasa Informasi

§  APA YANG DILAKUKAN PARA MANAJER

1. Fungsi - fungsi Manajemen
Menurut Henri fayol,manyatakan bahwa manajer melaksanakan 5 fungsifungsi
manajemen yang utama :
Plan, merencanakan apa yang mereka lakukan
Organize, mengorganisasikan untuk mencapai rencana
Staff, menyusun staff organisasi dengan sumber daya yang diperlukan
Direct, mengarahkan untuk melaksanakan rencana
Control, mengendalikan sumber daya menjaganya agar tetap beroperasi
secara optimal.
Semua manajer apapun tingkatan atau area fungsional, melaksanakan
fungsi-fungsi tersebut, dengan penekanan yang berlainan.

2. Peran-peran Manajerial
Henry Mintzberg mengembangkan kerangka kerja yang lebih rinci yang terdiri
dari 10 peran manajerial
Interpersonal Roles
Figurehead
manajer melaksanakan tugas-tugas seremonial seperti mendampingi
pejabat yang berkunjung meninjau fasilitas
Leader
manajer memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta
menyediakan motivasi dan dorongan
Liaison
manajer menjalin hubungan dengan orang - orang di luar unit manajer
tersebut - rekan kerja dan lainnya dilingkungannya dengan tujuan
menyelesaikan masalah - masalah bisnis
Informational Roles
Monitor
manajer secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit
Spokesperson
manajer meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di dalam
unitnya.
Peran Keputusan
Entrepreneur
manajer membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit,
seperti mengubah struktur organisasi
Disturbance Handler
manajer bereaksi pada kejadian - kejadian tidak terduga, seperti devaluasi
dollar di negara asing yang menjadi tempat operasi perusahaannya
Negotiator
manajer menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antara
unit dan lingkungannya
Resource Allocator
manajer mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unit
bawahan mana yang mendapatkan sumber daya.

§  KEAHLIAN MANAJEMEN
1. Komunikasi,
manajer berkomunikasi dengan bawahannya, atasannya, manajer lain di
tingkat yang sama dan dengan orang-orang di luar perusahaan.
Manajer menerima dan mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau
tertulis
komunikasi tertulis : laporan, surat dan memo,email, terbitan berkala
komunikasi lisan : rapat, telepon, voice mail, kegiatan sosial

2. Pemecahan masalah (problem solving)
dengan membuat perubahan - perubahan pada operasi perusahaan
sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya.
hasil dari aktivitas pemecahan masalah adalah solusi
manajer terlibat dalam pengambilan keputusan (decision making) yaitu
tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan.
keputusan adalah suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.
manajer membuat keputusan-keputusan berganda dalam proses
memecahkan suatu permasalahan tunggal.

§  PENGETAHUAN MANAJEMEN

1. Mengerti Komputer (compuetr literacy)
pengetahuan mengenai komputer yang diperlukan untuk berfungsi di
masa kini.
mencakup mengenai istilah komputer, keunggulan dan kelemahan
komputer, kemampuan menggunakan komputer.

2. Mengerti Informasi (information literacy)
meliputi pengertian bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap
dari prosedur pemecahan masalah, dimana informasi di dapat dan
bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.

KESIMPULAN
Dalam menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya konseptual.
Jenis sumberdaya utama lainnya, dalam kategori sumberdaya fisik, yaitu
·                     Manusia
·                     Material
·                     Mesin (termasuk fasilitas dan energi)
·                     Uang

Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut, maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :

·         Sumberdaya harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi
·         Sumberdaya harus dimanfaatkan semaksimal mungkin
·         Sumberdaya harus selalu diperbaharui

§  Dimana Terdapat para Manajer
1. Tingkat - tingkat Manajemen
Tingkat Perencanaan Strategis (Strategic Planning Level)
Direktur, wakil direktur
Lebih menekankan pada informasi lingkungan dan memilih informasi
dalam bentuk ringkas
Tingkat Pengendalian Manajemen (Management Control Level)
Manajer wilayah, direktur produk dan kepala divisi
Bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana dan memastikan
tercapainya tujuan.
Tingkat Pengendalian Operasional (Operational Control Level)
Kepala departemen, supervisor dan pemimpin proyek
Bertanggungjawab menyelesaikan rencana - rencana yang telah
ditetapkan.
Menganggap informasi internal paling penting dan menekankan pada
informasi dalam bentuk rinci
Saat merancancang SI penting mempertimbangkan tingkatan manajer,
karena dapat mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajiannya
2. Area Fungsional
Manajer terdapat dalam berbagai area fungsional perusahaan, dimana
sumber-sumber daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan.

3 area fungsional yang tradisional :
Pemasaran
Manufaktur
Keuangan
Sumber daya manusia
Jasa Informasi


Refferensi:
sri_wiji.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../Modul+1+SIM.doc
imam.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../SIM1-Pengenalan.pd...

1 komentar: