Langkah-langkah Manajer dlm mengelola Sumber Daya Fisik & Konsptual
PENDAHULUAN
Setiap
pimpinan suatu lembaga selalu menggunakan informasi untuk
melaksanakan
tugas-tugasnya, sehingga subyek dari manajemen informasi
bukanlah suatu hal
yang baru. Informasi telah ada sejak adanya manusia sampai
saat ini dan masa
mendatang. Kegunaan informasi juga relatif sama dari waktu
ke waktu yaitu
sebagai alat untuk mendukung pengambilan keputusan mulai dari
keputusan individual
sampai pada tingkatan keputusan seorang manajer
profesional pada
kalangan lembaga bisnis modern.
Daya
dukung informasi terhadap pengambilan keputusan sangat berarti,
sehingga cara-cara
pengelolaan informasi mulai diperhatikan oleh manusia
sejalan dengan
perkembangan peradabannya. Dengan demikian apa yang telah
dijelaskan di atas
sangat tepat bahwa subyek informasi bukanlah suatu hal yang
baru, namun cara-cara
mengelola informasi agar ada kemudahan dalam
memperoleh informasi
yang akurat dan mutakhir inilah yang selalu mengalami
perkembangan sesuai
dengan perkembangan ilmu dan teknologi. Selanjutnya
untuk menjawab
permasalahan ini diperlukan teknologi yang mumpuni. Inovasi
yang sangat
memungkinkan untuk mengatasi hal tersebut adalah komputer.
Lembaga
atau organisasi menajdi semakin sadar bahwa informasi adalah suatu
sumber daya yang
penting dan sangat strategis, dan komputer dapat mengelola
sumber daya tersebut.
Perkembangan program-program komputer yang sengaja dirancang untuk
memudahkan manajemen
dalam mengelola informasi sangat pesat. Output informasi dari komputer
digunakan oleh para manajer, nonmanajer,serta orang-orang dan
organisasi-organisasi dalam lingkunganperusahaan. Manajer berada pada semua
tingkat organisasi perusahaan, dan
dalam semua area
bisnis.
Manajer
melaksanakan berbagai fungsi dan peran,
supaya berhasil dalam
aktivitasnya manajer memerlukan keahlian dalam
komunikasi dan
pemecahan masalah. Manajer perlu mengerti komputer
(computer literate),
tetapi yang lebih penting mereka perlu mengerti informasi
(information
literate).
Manajer
harus mampu melihat bahwa unit yang berada di bawah
kendalinya merupakan
suatu sistem yang terdiri dari beberapa subsistem dan
berada dalam
supersistem yang lebih besar. Perusahaan atau lembaga adalah
suatu sistem yang
bersifat fisik, namun dikelola dengan menggunakan suatu
sistem konseptual.
Sistem konseptual itu terdiri dari suatu pengolah informasi
yang mengubah data
menjadi informasi dan menggambarkan sumber daya fisik.
Penjelasan
di atas dapat dipertegas dengan ilustrasi sebagai berikut:
Manajer perusahaan
berskala kecil dengan aset yang belum begitu besar, dan
sumber daya manusia
terbatas, misalnya sebuah kios, masih mampu mengelola
usahanya dengan
mengamati aktiva-aktiva berwujudnya seperti barang
dagangan, cash
register, ruangan, dan bahkan arus pelanggan. Pada saat skala
operasi meningkat
menjadi suatu perusahaan dengan ratusan atau ribuan
pekerja, dengan
operasi yang tersebar di wilayah yang luas, manajer tidak lagi
dapat mengandalkan
pengamatan, tetapi harus lebih mengandalkan informasi.
Manajer memanfaatkan
banyak laporan atau informasi untuk memahami atau
mengetahui kondisi
fisik perusahaan. Sehingga dapat dibayangkan betapa
mudahnya seorang
direktur memahami seluruh kondisi perusahaan dalam sesaat
dengan memanfaatkan
informasi, sekaligus mengandalkan informasi tersebut
untuk
pengambilan keputusan.
PEMBAHASAN ( ISI )
Keberhasilan
suatu organisasi dalam mencapai tujuannya sangat tergantung pada kemampuan
orang yang mengelola organisasi tersebut. Manajemen sebagi suatu metode yang
mengatur, mengelola organisasi dapat diartikan sebagai seni melaksanakan
sesuatu melalui orang. Jika manajemen suatu organisasi baik maka akan
meningkatkan kemakmuran suatu negara.
Dalam
menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya
perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan
tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe
informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat
dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya
utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya
konseptual.
Jenis sumberdaya utama lainnya,
dalam kategori sumberdaya fisik,
yaitu
·
Manusia
·
Material
·
Mesin
(termasuk fasilitas dan energi)
·
Uang
Sumberdaya
fisik yang berada pada organisasi biasanya terbatas dan bisa habis atau punah.
Sedangkan sumberdaya informasi bersifat “tidak” akan pernah habis. Sehingga
semua sumberdaya, baik fisik maupun konseptual harus disinergikan. Oleh karena
itu tugas dari manajer
adalah mengarahkan penggunaan semua sumberdaya agar
dapat dimanfaatkan secara efektif.
Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut,
maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk
didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :
·
Sumberdaya
harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera
dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi
·
Sumberdaya
harus dimanfaatkan semaksimal mungkin
·
Sumberdaya
harus selalu diperbaharui
Manajer memastikan bahwa data
mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian diproses menjadi informasi yang
berguna. Kemudian manajer memastkan bahwa orang yang layak dalam organisasi
menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada saat yang tepat
sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer membuang
informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang
terkini dan akurat. Seluruh aktivitas tersebut (memperoleh informasi,
menggunakannya seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat, disebut
sebagai manajemen informasi.
Munculnya paradigma baru yaitu
berupa informasi yang termasuk dalam sumberdaya utama organisasi akan mendorong
usaha terhadap manajemen informasi. Perhatian
terhadap Manajemen Informasi tersebut antara lain disebabkan oleh :
§ Peningkatan kompleksitas kegiatan
bisnis :
Pengaruh ekonomi internasional;
Perusahaan-perusahan besar/kecil semua terkena pengaruh ekonomi yang dapat
bersumber dari belahan dunia manapun. Pengaruh tsb. Terlihat pada nilai relatif
mata uang tiap negara.
·
Persaingan
tingkat dunia (globalisasi); persaingan tidak lagi terjadi dalam wilayah
geografisnya, nampak pada nilai impor dari luar negeri. Hal tersebut
ditunjukkan dengan adanya perjanjian antar negara berupa APEC, AFTA, WTO, dan
lain-lain.
·
Peningkatan
kompleksitas teknologi; berbagai macam teknologi dalam kehidupan ini telah
banyak diterapkan – bar code scanners
di pasar swalayan, sistem pemesanan penerbangan, automated teller machine (ATM), closed
circuit television (CCTV) di gedung-gedung parkir, dll.
·
Waktu
yang terbatas; semua tahap operasi bisnis saat ini dilaksanakan dengan lebih
cepat daripada sebelumnya. Sehingga muncul aktivitas pemasaran secara jarak
jauh melalui telepon (telemarketing) maupun internet (e-commerce). Selain itu
dijumpai pula penjadualan pengiriman material produksi agar tiba tepat waktu (just in time).
·
Kendala
sosial; pada kenyataan terdapat produk dan jasa yang tidak diinginkan oleh
masyarakat. Hal tersebut disebabkan oleh adanya keputusan bisnis yang hanya
didasarkan pada factor-faktor ekonomis dengan mengabaikan perhatian atau
pertimbangan terhadap keuntungan dan biaya sosial. Misalnya aktivitas perluasan
pabrik, pembuatan produk baru, tempat penjualan baru, dan aktivitas serupa
lainnya harus juga mempertimbangkan.
§
Kendala-kendala sosial
Kegiatan bisnis akan mempertimbangkan faktor ekonomis,
keuntungan dan biayasosial, sebagai contoh perluasan pabrik, produk baru,
tempat penjualan baru dantindakan-tindakan serupa harus
dipertimbangkan dampaknya terhadap lingkungan.
§
Kemampuan Komputer yang semakin baik
Dalam ukuran dan kecepatan komputer semakin meningkat,
termasukmenghubungkan komputer dengan
jaringan global.Pada saat sekarang komputer
adalah peralatan wajib yang harus dipunyai olehsetiap kantor.
·
Keahlian Manajemen
Seorang manajer yang
berhasil harus memiliki banyak keahlian, tapi ada dua yang mendasar yaitu
keahlian komunikasi dan keahlian pemecahan masalah.
·
Sistem Lingkar Terbuka dan Tertutup
Sistem tanpa elemen
mekanisme kontrol, lingkaran umpan balik dan tujuan disebut Sistem Lingkaran Terbuka.
Sistem dengan tiga elemen kontrol
(tujuan, mekanisme kontrol, dan lingkaran umpan balik) disebut Sistem Lingkaran Tertutup.
·
Sistem Terbuka dan Sistem Tertutup
Sistem yang dihubungkan
dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut Sistem Terbuka (Open
System).
Sedangkan sistem yang tidak
dihubungkan dengan lingkungannya disebut Sistem Tertutu (Closed System).
·
Suatu Pandangan Sistem (System View)
1.
Kompleksitas struktur organisasi
2.
Tujuan yang baik
3.
Kerja sama semua bagian dalam organisasi
4.
Keterkaitan organisasi dalam lingkungannya
5.
Penilaian yang tinggi pada informasi pada
feedback
·
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
1.
Fokus Awal pada Data (Bagaimana mendapatkan
data)
2.
Fokus Baru pada Informasi (Bagaimana mengolah
data)
3.
Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan (DSS)
4.
Fokus Kini pada Komunikasi (Otomatisasi
Kantor)
5.
Fokus Potensial pada Konsultasi (Sistem
Pakar)
§
Dimana Terdapat para Manajer
1. Tingkat - tingkat Manajemen
∗ Tingkat
Perencanaan Strategis (Strategic Planning Level)
• Direktur, wakil direktur
• Lebih menekankan pada informasi lingkungan
dan memilih informasi
dalam
bentuk ringkas
∗ Tingkat Pengendalian Manajemen (Management
Control Level)
• Manajer wilayah, direktur produk dan kepala
divisi
• Bertanggung jawab untuk melaksanakan rencana
dan memastikan
tercapainya
tujuan.
∗ Tingkat Pengendalian Operasional (Operational
Control Level)
• Kepala departemen, supervisor dan pemimpin
proyek
• Bertanggungjawab menyelesaikan rencana -
rencana yang telah
ditetapkan.
• Menganggap informasi internal paling penting
dan menekankan pada
informasi
dalam bentuk rinci
Saat
merancancang SI penting mempertimbangkan tingkatan manajer,
karena
dapat mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajiannya
2.
Area Fungsional
Manajer
terdapat dalam berbagai area fungsional perusahaan, dimana
sumber-sumber
daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan.
3
area fungsional yang tradisional :
∗ Pemasaran
∗ Manufaktur
∗ Keuangan
∗ Sumber daya manusia
∗ Jasa Informasi
§ APA YANG DILAKUKAN
PARA MANAJER
1.
Fungsi - fungsi Manajemen
Menurut
Henri fayol,manyatakan bahwa manajer melaksanakan 5 fungsifungsi
manajemen
yang utama :
∗ Plan, merencanakan apa yang mereka lakukan
∗ Organize, mengorganisasikan untuk mencapai
rencana
∗ Staff, menyusun staff organisasi dengan
sumber daya yang diperlukan
∗ Direct, mengarahkan untuk melaksanakan
rencana
∗ Control, mengendalikan sumber daya menjaganya
agar tetap beroperasi
secara
optimal.
Semua
manajer apapun tingkatan atau area fungsional, melaksanakan
fungsi-fungsi
tersebut, dengan penekanan yang berlainan.
2.
Peran-peran Manajerial
Henry
Mintzberg mengembangkan kerangka kerja yang lebih rinci yang terdiri
dari
10 peran manajerial
∗ Interpersonal Roles
• Figurehead
manajer
melaksanakan tugas-tugas seremonial seperti mendampingi
pejabat
yang berkunjung meninjau fasilitas
• Leader
manajer
memelihara unit dengan mempekerjakan dan melatih staf serta
menyediakan
motivasi dan dorongan
• Liaison
manajer
menjalin hubungan dengan orang - orang di luar unit manajer
tersebut
- rekan kerja dan lainnya dilingkungannya dengan tujuan
menyelesaikan
masalah - masalah bisnis
∗ Informational Roles
• Monitor
manajer
secara tetap mencari informasi mengenai kinerja unit
• Spokesperson
manajer
meneruskan informasi yang berharga kepada orang lain di dalam
unitnya.
∗ Peran Keputusan
• Entrepreneur
manajer
membuat perbaikan-perbaikan yang cukup permanen pada unit,
seperti
mengubah struktur organisasi
• Disturbance Handler
manajer
bereaksi pada kejadian - kejadian tidak terduga, seperti devaluasi
dollar
di negara asing yang menjadi tempat operasi perusahaannya
• Negotiator
manajer
menengahi perselisihan baik di dalam unitnya maupun antara
unit
dan lingkungannya
• Resource Allocator
manajer
mengendalikan pengeluaran unitnya, menentukan unit
bawahan mana yang
mendapatkan sumber daya.
§ KEAHLIAN MANAJEMEN
1. Komunikasi,
◊ manajer berkomunikasi
dengan bawahannya, atasannya, manajer lain di
tingkat yang sama dan dengan
orang-orang di luar perusahaan.
◊ Manajer menerima dan
mengirimkan informasi dalam bentuk lisan atau
tertulis
◊ komunikasi tertulis :
laporan, surat dan memo,email, terbitan berkala
◊ komunikasi lisan :
rapat, telepon, voice mail, kegiatan sosial
2. Pemecahan masalah (problem solving)
◊ dengan membuat
perubahan - perubahan pada operasi perusahaan
sehingga perusahaan dapat mencapai
tujuannya.
◊ hasil dari aktivitas
pemecahan masalah adalah solusi
◊ manajer terlibat
dalam pengambilan keputusan (decision making) yaitu
tindakan memilih dari berbagai
alternatif tindakan.
◊ keputusan adalah
suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.
◊ manajer membuat
keputusan-keputusan berganda dalam proses
memecahkan suatu permasalahan tunggal.
§ PENGETAHUAN MANAJEMEN
1. Mengerti Komputer (compuetr
literacy)
◊ pengetahuan mengenai
komputer yang diperlukan untuk berfungsi di
masa kini.
◊ mencakup mengenai
istilah komputer, keunggulan dan kelemahan
komputer, kemampuan menggunakan
komputer.
2. Mengerti Informasi (information
literacy)
◊ meliputi pengertian
bagaimana menggunakan informasi pada tiap tahap
dari prosedur pemecahan masalah,
dimana informasi di dapat dan
bagaimana membagikan informasi dengan orang lain.
KESIMPULAN
Dalam
menjalankan tugasnya , para manajer memerlukan informasi, karena adanya
perbedaan tugas maka informasi yang diperlukan juga akan berbeda. Perbedaan
tersebut disebabkan oleh adanya periode waktu, tingkat ketidakpastian, tipe
informasi, dasar kebutuhan informasi dan bentuk pelaporan. Sehingga dapat
dikategorikan bahwa informasi adalah salah satu jenis sumberdaya
utama, dan termasuk dalam kategori sumberdaya
konseptual.
Jenis sumberdaya utama lainnya,
dalam kategori sumberdaya fisik,
yaitu
·
Manusia
·
Material
·
Mesin
(termasuk fasilitas dan energi)
·
Uang
Sebagai tindak lanjut dari tugas manajer tersebut,
maka perlu adanya usaha penataan sumberdaya (Manajemen Sumberdaya) termasuk
didalamnya manajemen informasi, yakni berupa :
·
Sumberdaya
harus disusun sedemikian rupa sehingga setiap saat diperlukan dapat segera
dimanfaatkan - perlu dilakukan modifikasi
·
Sumberdaya
harus dimanfaatkan semaksimal mungkin
·
Sumberdaya
harus selalu diperbaharui
§
Dimana
Terdapat para Manajer
1. Tingkat - tingkat Manajemen
∗
Tingkat
Perencanaan Strategis (Strategic Planning Level)
• Direktur, wakil
direktur
• Lebih menekankan pada
informasi lingkungan dan memilih informasi
dalam
bentuk ringkas
∗ Tingkat Pengendalian
Manajemen (Management Control Level)
• Manajer wilayah,
direktur produk dan kepala divisi
• Bertanggung jawab
untuk melaksanakan rencana dan memastikan
tercapainya
tujuan.
∗ Tingkat Pengendalian
Operasional (Operational Control Level)
• Kepala departemen,
supervisor dan pemimpin proyek
• Bertanggungjawab
menyelesaikan rencana - rencana yang telah
ditetapkan.
• Menganggap informasi
internal paling penting dan menekankan pada
informasi
dalam bentuk rinci
Saat
merancancang SI penting mempertimbangkan tingkatan manajer,
karena
dapat mempengaruhi sumber informasi dan cara penyajiannya
2.
Area Fungsional
Manajer
terdapat dalam berbagai area fungsional perusahaan, dimana
sumber-sumber
daya dipisahkan menurut pekerjaan yang dilakukan.
3
area fungsional yang tradisional :
∗ Pemasaran
∗ Manufaktur
∗ Keuangan
∗ Sumber daya manusia
∗ Jasa Informasi
Refferensi:
sri_wiji.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../Modul+1+SIM.doc
imam.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/.../SIM1-Pengenalan.pd...
